Customer Service Front Office Medewerker (TA168)

Customer Service Front Office Medewerker (TA168)

Belgium

Antwerpen

Doelstelling

Permanent en kwalitatief borgen van alle interne en externe klantenafspraken en opdrachten.

Correct verwerken van alle klantenopdrachten

Omschrijving van de werkzaamheden

  • Coördineren van de tijdige en complete informatiedoorstroom van en naar de klant en de interne diensten
  • Coördineren en verdelen van klantgerelateerde opdrachten naar TCS backoffice
  • Contacteren en communiceren met klanten & leveranciers
  • Detecteren van klantenbehoeften en aanbieden van Euroports diensten
  • Detecteren van klantenopportuniteiten en doorgeven aan de commerciële diensten
  • Organiseren, verwerken, opvolgen en controleren van alle administratieve TCS taken
  • Zorgen voor het tijdig volbrengen van alle noodzakelijke douaneformaliteiten.
  • Opmaken en up-to-date houden van handleidingen en de collega’s hiervan informeren
  • Ondersteunen, voorbereiden en deelnemen aan klantenbezoeken
  • Verspreiden en borgen van alle klantenkennis binnen het TCS team
  • Ondersteunen en deelnemen aan klantenaudits
  • Vertalen van contractbepalingen naar operationele processen en administratieve verwerking van prijsafspraken, incl KPI’s
  • Ingrijpen en escaleren indien gemaakte klantenafspraken niet gerespecteerd worden
  • Toepassen en optimaliseren van SOP binnen het TCS team, rekening houdend met de QHSE richtlijnen
  • Verzekeren van rapportering, bv ATO’s
  • Ondersteunen backoffice als backup
  • Verwerken van kosten van leveranciers

Verantwoordelijkheden

 

  • Planning en organisatie

 

Borgen & controleren dat de administratieve gegevens correct verwerkt worden volgens de gegeven instructies en procedures

Borgen van een correcte rapportering van gegevens naar de klanten en interne diensten binnen de vooropgestelde termijn

Borgen vaneen continue bezetting van het TCS Support frontoffice team

Inplannen van orders

 

  • Problem solving en zelfstandigheid

 

Problemen oplossen binnen frontoffice team gebonden activiteiten met het oog op de gemaakte afspraken rond QHSE en rekening houdend met klantenafspraken, SOP en handleidingen

Escaleren van niet direct oplosbare problemen naar de interne diensten of verantwoordelijken

Controleren en aansturen van de backoffice activiteiten

Hulp en advies bieden voor de loketten

 

  • Beslissingsbevoegdheid

 

Beslissingen nemen om frontoffice gebonden problemen op te lossen met het oog op de gemaakte afspraken rond QHSE en rekening houdend met klantenafspraken

Beslissen van prijzen van transporten en zakken in overleg met de klanten

Registreren, opvolgen en oplossen van klachten in overleg met de commercial managers

Beslissingsbevoegheid tot max. 1000 euro bij creditnota’s

 

  • Rapportering

 

Rapporteert rechtstreeks aan de teamleader customer service

 

  • Contacten

 

Dagelijkse contacten met de interne diensten

Dagelijkse contacten met klanten en leveranciers

 

  • Complexiteit en risico

 

Veel verschillende productgroepen en specificaties

Veel verschillende actieve klanten

Hoeveelheid aan orders en emails

Risico op verlies van klanten en op claims van klanten bij niet correcte uitvoering van opdrachten

 

Competenties :

 

Technische :

 

Goede gesproken en geschreven kennis van NL/F/E/D

Kennis van MS Office toepassingen

Kennis gevaarlijke goederen

Kennis douaneformaliteiten

Kennis van incoterms

Kennis expeditie

Kennis van het terminal operating systeem

 

Gedragsgerichte :

 

Oplossingsgericht

Communicatief

Nauwkeurig en correct werken

Geduldig

Teamplayer met bereidheid om collega’s te helpen

Betrokken

Stressbestendig

Flexibel binnen de uren en de taken geen 9 to 5 mentaliteit

Sterk in plannen & organiseren

 

Opleiding :

 

Min. Bachelor Diploma in een commerciële of logistieke richting of gelijkwaardig door aantoonbare ervaring

Interested? Apply here

OR